スプレッドシートの使い方と便利な関数・テクニックを解説

【はじめに】関数を使いこなせば業務効率が劇的に変わる

Google スプレッドシートは、Excelと同様に業務の中で非常に多く使われている表計算ツールです。中でも「関数」は、複雑な計算やデータ処理を瞬時に行える強力な機能であり、正しく使えば日々の作業を大幅に効率化できます。

この記事では、スプレッドシートにおける関数の基本的な使い方から、業務で頻出する便利な関数、さらに応用的な使い方までを解説。初心者にもわかりやすく、かつ実務に即した情報を提供します。

【基本】スプレッドシート関数の書式とルール

関数の基本的な記述形式は以下のとおりです。

=関数名(引数1, 引数2, ...)

関数名や引数はすべて半角英数字で入力します。入力ミスを防ぐためにも、関数を手入力する場合はオートコンプリート機能を活用しましょう。

よく使われる関数カテゴリ

• 算術系関数：SUM、AVERAGE、ROUND など
• 条件分岐系関数：IF、IFS、SWITCH など
• 検索・参照系関数：VLOOKUP、INDEX、MATCH、FILTER など
• 文字列操作関数：LEFT、RIGHT、MID、LEN、SPLIT など
• 日付・時刻系関数：TODAY、NOW、DATEDIF、TEXT など

【基礎編】業務で使える基本関数

1. SUM：数値の合計を求める

   =SUM(A1:A10)

   使いどころ： 売上合計、費用合計など、一定範囲の数値を合計したい時。

    

2. AVERAGE：平均値を計算する

   =AVERAGE(B2:B12)

   使いどころ： 顧客満足度アンケートの平均点や、業績評価の平均など。

    

3. IF：条件に応じて処理を分岐する

   =IF(C2>=70, "合格", "不合格")

   使いどころ： 合否判定、目標達成フラグの表示など、判断基準を明確にしたい時。

    

4. COUNTIF：条件に合致するセルの数をカウント

   =COUNTIF(D2:D20, ">5000")

   使いどころ： 高額取引の件数カウント、特定キーワードの出現数確認など。

【応用編】業務効率を格段にアップさせる関数

5. VLOOKUP：指定条件に一致するデータを検索

   =VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索方法])

   例：

   =VLOOKUP("商品A", A2:C10, 2, FALSE)

   使いどころ： 商品コードから価格や在庫数を検索する、社員IDから氏名を自動取得するなど。

    

6. FILTER：条件に一致するデータのみを抽出

   =FILTER(A2:B20, B2:B20="東京")

   使いどころ： 地域別の顧客一覧を抽出、条件付きレポート作成など。

    

7. TEXT：日付や数値の形式を指定して表示

   =TEXT(TODAY(), "yyyy年mm月dd日")

   使いどころ： レポートの提出日表示、請求書の日付フォーマット調整など。

【実用Tips】関数を使いこなすためのポイント

• 関数のネスト： IF関数の中にANDやORを入れるなど、複数関数を組み合わせることでより複雑な処理が可能になります。
• 名前付き範囲の活用： データ範囲に名前を付けておくことで、関数の可読性が向上し、管理が楽になります。
• エラー処理： IFERROR()関数を使えば、エラー発生時に任意のメッセージを表示させることができます。

  =IFERROR(VLOOKUP(...), "データが見つかりません")

【まとめ】関数を活用して日々の業務をスマートに

スプレッドシートの関数は、慣れるまで少し難しく感じるかもしれませんが、基本を押さえれば誰でも扱えるようになります。

特にビジネスシーンにおいては、関数を駆使することで日常業務の精度とスピードが格段に向上します。

まずは、SUM・AVERAGE・IFなどの基本関数からスタートし、VLOOKUPやFILTERといった応用関数へとステップアップしていきましょう。